📋 Inhaltsverzeichnis
Benutzeranleitung - Grundlagen
Diese Anleitung erklärt die grundlegenden Funktionen des SFA Vereinsmanagementsystems für alle Benutzer.
📋 Inhalt
- Anmeldung
- Abmeldung
- Benutzerdetails verwalten
- Profildaten ändern
- Passwort ändern
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)
- Stammdaten verwalten
🔐 Anmeldung
So melden Sie sich am System an:
- Öffnen Sie die SFA-Website in Ihrem Browser
- Klicken Sie auf "Anmelden" in der oberen rechten Ecke
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
- Passwort: Ihr persönliches Passwort
- Klicken Sie auf "Anmelden"
Bei der ersten Anmeldung:
- Sie erhalten Ihre Zugangsdaten vom Administrator
- Es wird empfohlen, das Passwort nach der ersten Anmeldung zu ändern
- Prüfen Sie Ihre Berechtigungen und verfügbaren Funktionen
Probleme beim Anmelden?
- Falsches Passwort: Kontaktieren Sie den Administrator für ein neues Passwort
- Konto gesperrt: Wenden Sie sich an den Administrator
- Technische Probleme: Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
🚪 Abmeldung
So melden Sie sich sicher ab:
- Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie "Abmelden" aus dem Dropdown-Menü
- Sie werden automatisch zur Startseite weitergeleitet
Wichtige Hinweise:
- Melden Sie sich immer ab, wenn Sie den Computer verlassen
- Schließen Sie nicht nur den Browser - melden Sie sich aktiv ab
- Bei längerer Inaktivität werden Sie automatisch abgemeldet (nach 1 Stunde)
👤 Benutzerdetails verwalten
So öffnen Sie Ihre Benutzerdetails:
- Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie "Benutzerdetails" aus dem Dropdown-Menü
- Das Benutzerdetails-Modal öffnet sich
Was Sie sehen:
- Benutzername: Ihr Login-Name (nicht änderbar)
- E-Mail-Adresse: Ihre hinterlegte E-Mail
- Vor- und Nachname: Ihre vollständigen Namen
- Rolle: Ihre Berechtigung im System
- Gruppenzugehörigkeit: Ihre musikalischen Gruppen
- Instrument: Ihr zugewiesenes Instrument
Verfügbare Aktionen:
- Profil bearbeiten: Persönliche Daten ändern
- Passwort ändern: Neues Passwort setzen
- MFA einrichten: Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren
- Stammdaten anzeigen: Erweiterte persönliche Informationen
✏️ Profildaten ändern
So bearbeiten Sie Ihre Profildaten:
- Öffnen Sie Ihre Benutzerdetails (siehe oben)
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Ändern Sie die gewünschten Felder:
- Vorname: Ihr Vorname
- Nachname: Ihr Nachname
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Wichtige Hinweise:
- E-Mail-Adresse: Muss gültig und eindeutig sein
- Pflichtfelder: Vor- und Nachname sind erforderlich
- Automatische Überprüfung: Das System validiert Ihre Eingaben
- Bestätigung: Sie erhalten eine Erfolgsmeldung nach dem Speichern
Was Sie nicht ändern können:
- Benutzername: Wird vom Administrator verwaltet
- Rolle: Berechtigungen werden vom Administrator zugewiesen
- Gruppenzugehörigkeit: Muss vom Administrator geändert werden
- Instrument: Wird vom Administrator zugewiesen
🔑 Passwort ändern
So ändern Sie Ihr Passwort:
- Öffnen Sie Ihre Benutzerdetails
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Scrollen Sie zum Passwort-Bereich
- Geben Sie ein neues Passwort ein:
- Passwort bestätigen: Wiederholen Sie das neue Passwort
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Anforderungen an das Passwort:
- Mindestlänge: 8 Zeichen
- Sicherheitsempfehlung: Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
- Eindeutigkeit: Verwenden Sie ein einzigartiges Passwort
- Bestätigung: Beide Passwort-Felder müssen identisch sein
Sicherheitstipps:
- Regelmäßig ändern: Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig
- Nicht teilen: Geben Sie Ihr Passwort niemals weiter
- Sicher aufbewahren: Verwenden Sie einen Passwort-Manager
- Bei Verdacht: Ändern Sie das Passwort sofort bei Sicherheitsbedenken
🔒 Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzliche Sicherheit für Ihr Konto.
MFA einrichten:
- Öffnen Sie Ihre Benutzerdetails
- Klicken Sie auf "MFA einrichten"
- Installieren Sie eine Authenticator-App auf Ihrem Smartphone:
- Microsoft Authenticator
- Authy
- Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App
- Geben Sie den 6-stelligen Code aus der App ein
- Speichern Sie die Backup-Codes an einem sicheren Ort
- Klicken Sie auf "MFA aktivieren"
MFA verwenden:
Nach der Einrichtung müssen Sie bei jeder Anmeldung:
- Benutzername und Passwort eingeben
- 6-stelligen Code aus Ihrer Authenticator-App eingeben
- "Anmelden" klicken
MFA deaktivieren:
- Öffnen Sie Ihre Benutzerdetails
- Klicken Sie auf "MFA deaktivieren"
- Geben Sie einen aktuellen 6-stelligen Code ein
- Bestätigen Sie die Deaktivierung
Backup-Codes verwenden:
Falls Sie keinen Zugang zu Ihrer Authenticator-App haben:
- Verwenden Sie einen Backup-Code anstelle des 6-stelligen Codes
- Jeder Backup-Code kann nur einmal verwendet werden
- Richten Sie MFA danach neu ein oder kontaktieren Sie den Administrator
Wichtige Hinweise:
- Backup-Codes sicher aufbewahren: Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie sicher
- Handy-Wechsel: Richten Sie MFA bei einem neuen Smartphone neu ein
- Bei Verlust: Kontaktieren Sie sofort den Administrator
📋 Stammdaten verwalten
Ihre Stammdaten enthalten erweiterte persönliche Informationen.
Stammdaten anzeigen:
- Öffnen Sie Ihre Benutzerdetails
- Klicken Sie auf "Meine Stammdaten anzeigen"
- Das Stammdaten-Modal öffnet sich
Verfügbare Informationen:
- Adresse: Straße, PLZ, Ort
- Telefonnummern: Festnetz und Mobil
- Geburtsdatum: Ihr Geburtsdatum
- Geschlecht: Ihre Geschlechtsangabe
- Familienstand: Ihr Familienstand
- Geburtsname: Falls abweichend vom aktuellen Namen
- Beruf: Ihre berufliche Tätigkeit
- Beschäftigung: Art der Beschäftigung
Stammdaten bearbeiten:
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" im Stammdaten-Modal
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Dokument-Verwaltung
Die Dokument-Verwaltung ermöglicht es Ihnen, wichtige Vereinsdokumente der Spielfreunde Angelsdorf e.V. hochzuladen, zu verwalten und sicher zu teilen. Das System bietet eine strukturierte Archivierung mit Kategorisierung und sicherem Zugriffschutz.
📋 Inhalt
- Überblick
- Berechtigung & Zugriff
- Navigation & Grundfunktionen
- 📁 Dokument-Archiv betrachten
- 📤 Dokumente hochladen (nur für dokumenteadmin)
- ✏️ Dokumente bearbeiten (nur für dokumenteadmin)
- 🗂️ Kategorie-Verwaltung (nur für dokumenteadmin)
- 🔒 Sicherheit & Datenschutz
- 🔍 Filter- und Suchfunktionen
- 📱 Mobile Nutzung
- 💡 Tipps & Best Practices
- 🔧 Fehlerbehebung
Überblick
Die Dokument-Verwaltung bietet eine sichere und strukturierte Lösung für die Verwaltung von Vereinsdokumenten:
- PDF-Archiv: Sichere Speicherung und Verwaltung von PDF-Dokumenten
- Kategorisierung: Organisation nach Dokumenttypen (Satzung, Protokolle, Formulare, etc.)
- Sicherer Zugriff: Alle Downloads sind authentifiziert und geschützt
- Metadaten-Verwaltung: Titel, Beschreibungen und Kategorisierung
- Benutzer-Tracking: Nachverfolgung von Uploads und Änderungen
Berechtigung & Zugriff
🔐 Erforderliche Berechtigungen
- dokumente: Berechtigung zum Betrachten und Herunterladen von Dokumenten
- dokumenteadmin: Vollzugriff auf alle Dokument-Funktionen (Upload, Bearbeitung, Löschung, Kategorie-Verwaltung)
Funktionsübersicht nach Berechtigung
Benutzer mit "dokumente"-Berechtigung können:
- Dokument-Archiv betrachten
- PDF-Dokumente herunterladen
- Nach Kategorien filtern
- Dokument-Metadaten einsehen
Benutzer mit "dokumenteadmin"-Berechtigung können zusätzlich:
- Neue PDF-Dokumente hochladen
- Dokument-Metadaten bearbeiten (Titel, Beschreibung, Kategorie)
- Dokumente löschen
- Dokument-Kategorien verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen)
Navigation & Grundfunktionen
🚪 Zugriff auf die Dokument-Verwaltung
- Melden Sie sich am SFA-System an
- Klicken Sie in der Navigation auf "Dokumente" oder rufen Sie
?section=dokumenteauf - Das Dokument-Archiv wird geladen und zeigt alle verfügbaren Dokumente an
Grundlegende Bedienelemente
- Kategorie-Filter: Dropdown-Menü zur Filterung nach Dokument-Kategorien
- Dokument-Liste: Tabellarische Übersicht aller Dokumente mit Metadaten
- Upload-Button: "Neues Dokument hochladen" (nur für dokumenteadmin sichtbar)
- Kategorie-Verwaltung: "Kategorien verwalten" (nur für dokumenteadmin sichtbar)
📁 Dokument-Archiv betrachten
Archiv-Übersicht
Das Dokument-Archiv zeigt alle Dokumente in einer übersichtlichen Tabelle:
- Titel: Name des Dokuments (klickbar für Details)
- Kategorie: Farblich markierte Kategorie-Zuordnung
- Dateigröße: Anzeige in lesbarem Format (KB/MB)
- Upload-Info: Hochladedatum und Benutzer
- Download-Link: Direkter Zugriff auf die PDF-Datei
Dokument-Detailansicht
Klicken Sie auf einen Dokumenttitel, um die Detailansicht zu öffnen:
- Vollständige Metadaten:
- Beschreibung (falls vorhanden)
- Kategorie
- Originaler Dateiname
- Dateigröße
- Upload-Datum und -Zeit
- Name des hochladenden Benutzers
- Aktionen:
- Bearbeiten: Metadaten ändern (nur für dokumenteadmin)
- Löschen: Dokument entfernen (nur für dokumenteadmin)
📤 Dokumente hochladen (nur für dokumenteadmin)
Upload-Prozess
- Klicken Sie auf den Button "Neues Dokument hochladen"
- Das Upload-Modal öffnet sich mit folgenden Feldern:
#### Erforderliche Felder:
- PDF-Datei auswählen: Wählen Sie eine PDF-Datei aus
- Kategorie: Wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus dem Dropdown
#### Optionale Felder:
- Titel: Aussagekräftiger Titel für das Dokument (wird aus Dateiname generiert, falls leer)
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung oder Zusammenfassung des Dokumentinhalts
- Klicken Sie auf "Dokument hochladen"
Datei-Anforderungen
- Format: Nur PDF-Dateien (.pdf) sind erlaubt
- Maximale Dateigröße: 10 MB
- Sicherheit: Automatische Validierung von Dateityp und -inhalt
- Eindeutige IDs: Jedes Dokument erhält eine zufällige 6-stellige ID für zusätzliche Sicherheit
✏️ Dokumente bearbeiten (nur für dokumenteadmin)
Dokument-Metadaten bearbeiten
- Öffnen Sie ein Dokument in der Detailansicht
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" (nur für dokumenteadmin sichtbar)
- Das Bearbeitungs-Modal öffnet sich mit folgenden editierbaren Feldern:
- Beschreibung: Beschreibung hinzufügen oder ändern
- Kategorie: Kategorie-Zuordnung ändern
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Hinweis: Die PDF-Datei selbst kann nicht bearbeitet werden. Für Inhaltsänderungen muss ein neues Dokument hochgeladen werden.
Dokument löschen
- Öffnen Sie ein Dokument in der Detailansicht
- Klicken Sie auf "Löschen" (nur für dokumenteadmin sichtbar)
- Bestätigen Sie die Löschung in der Sicherheitsabfrage
- Das Dokument wird dauerhaft aus dem System entfernt
⚠️ Hinweis: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden!
🗂️ Kategorie-Verwaltung (nur für dokumenteadmin)
Kategorien verwalten
- Klicken Sie auf "Kategorien verwalten" in der Dokument-Übersicht
- Die Kategorie-Verwaltung zeigt alle verfügbaren Kategorien:
- Beschreibung
- Sortierreihenfolge
- Status (aktiv/inaktiv)
- Anzahl zugeordneter Dokumente
Standard-Kategorien
Das System kommt mit vordefinierten Kategorien:
- Allgemein: Allgemeine Vereinsdokumente
- Satzung: Vereinssatzung und rechtliche Dokumente
- Protokolle: Sitzungsprotokolle und Beschlüsse
- Formulare: Anträge und Formulare für Mitglieder
- Finanzen: Finanzberichte und Haushaltsunterlagen
- Konzerte: Konzertprogramme und Aufführungsunterlagen
- Vereinsintern: Interne Dokumente und Richtlinien
Neue Kategorie erstellen
- Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Kategorie
- Sortierreihenfolge: Numerischer Wert für die Anzeige-Reihenfolge
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Klicken Sie auf "Kategorie erstellen"
Kategorie bearbeiten
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" bei der gewünschten Kategorie
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Kategorie löschen
- Klicken Sie auf "Löschen" bei der gewünschten Kategorie
- Wichtig: Kategorien mit zugeordneten Dokumenten können nicht gelöscht werden
- Bestätigen Sie die Löschung
🔒 Sicherheit & Datenschutz
Zugriffskontrolle
- Authentifizierung erforderlich: Alle Dokument-Downloads erfordern eine gültige Anmeldung
- Keine direkten Links: Dokumente sind nicht über direkte URLs aufrufbar
- Zufällige IDs: Jedes Dokument erhält eine eindeutige 6-stellige ID
- Sicherer Download: Alle Downloads laufen über den geschützten
download.php-Handler
Datenschutz
- Benutzer-Tracking: Aufzeichnung wer welche Dokumente hochgeladen hat
- Zugriffsprotokolle: Nachverfolgung von Downloads (systemseitig)
- Vertraulichkeit: Dokumente sind nur für angemeldete Vereinsmitglieder zugänglich
Best Practices für Sicherheit
- Sensible Daten: Vermeiden Sie Dokumente mit persönlichen Daten ohne ausdrückliche Zustimmung
- Vertrauliche Inhalte: Kennzeichnen Sie vertrauliche Dokumente entsprechend
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, welche Dokumente öffentlich zugänglich sein sollten
🔍 Filter- und Suchfunktionen
Kategorie-Filter
- Dropdown-Filter: Wählen Sie eine Kategorie aus, um nur Dokumente dieser Kategorie anzuzeigen
- "Alle Kategorien": Zurücksetzen des Filters zur Anzeige aller Dokumente
- Dynamische Filterung: Ergebnisse werden sofort ohne Neuladen der Seite aktualisiert
Sortierung
- Standard-Sortierung: Neueste Dokumente zuerst
- Klickbare Spalten: Sortierung nach Titel, Kategorie, Größe oder Upload-Datum
- Aufsteigend/Absteigend: Umkehrbare Sortierreihenfolge
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Foto-Verwaltung
Die Foto-Verwaltung ermöglicht es Ihnen, Bilder der Spielfreunde Angelsdorf e.V. hochzuladen, zu verwalten und zu organisieren. Das System bietet eine benutzerfreundliche Galerie-Ansicht mit Kategorisierung und Filterfunktionen.
📋 Inhalt
- Überblick
- Berechtigung & Zugriff
- Navigation & Grundfunktionen
- 👀 Foto-Galerie betrachten
- 📤 Fotos hochladen (nur für fotoadmin)
- ✏️ Fotos bearbeiten (nur für fotoadmin)
- 🗂️ Kategorie-Verwaltung (nur für fotoadmin)
- 🔍 Filter- und Suchfunktionen
- 📱 Mobile Nutzung
- 💡 Tipps & Best Practices
- 🔧 Fehlerbehebung
Überblick
Die Foto-Verwaltung bietet eine vollständige Lösung für die Verwaltung von Vereinsfotos:
- Galerie-Ansicht: Übersichtliche Darstellung aller Fotos in einem responsiven Grid-Layout
- Kategorisierung: Organisation der Fotos nach verschiedenen Kategorien (Konzerte, Vereinsfeier, etc.)
- Modal-Ansicht: Vergrößerte Darstellung der Fotos mit Metadaten
- Upload-System: Sichere Dateienupload mit Validierung
- Benutzer-Tracking: Nachverfolgung wer welche Fotos hochgeladen hat
Berechtigung & Zugriff
🔐 Erforderliche Berechtigungen
- foto: Berechtigung zum Betrachten der Foto-Galerie
- fotoadmin: Vollzugriff auf alle Foto-Funktionen (Upload, Bearbeitung, Löschung, Kategorie-Verwaltung)
Funktionsübersicht nach Berechtigung
Benutzer mit "foto"-Berechtigung können:
- Foto-Galerie betrachten
- Fotos in vergrößerter Ansicht anzeigen
- Nach Kategorien filtern
- Foto-Metadaten einsehen
Benutzer mit "fotoadmin"-Berechtigung können zusätzlich:
- Neue Fotos hochladen
- Foto-Metadaten bearbeiten (Titel, Beschreibung, Kategorie)
- Fotos löschen
- Foto-Kategorien verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen)
Navigation & Grundfunktionen
🚪 Zugriff auf die Foto-Verwaltung
- Melden Sie sich am SFA-System an
- Klicken Sie in der Navigation auf "Fotos" oder rufen Sie
?section=fotoauf - Die Foto-Galerie wird geladen und zeigt alle verfügbaren Fotos an
Grundlegende Bedienelemente
- Kategorie-Filter: Dropdown-Menü zur Filterung nach Foto-Kategorien
- Foto-Grid: Übersichtliche Darstellung aller Fotos in Kacheln
- Upload-Button: "Neues Foto hochladen" (nur für fotoadmin sichtbar)
- Kategorie-Verwaltung: "Kategorien verwalten" (nur für fotoadmin sichtbar)
👀 Foto-Galerie betrachten
Galerie-Übersicht
Die Foto-Galerie zeigt alle Fotos in einem responsiven Grid-Layout:
- Foto-Vorschau: Verkleinerte Ansicht mit Hover-Effekt
- Titel: Foto-Titel wird unter jedem Bild angezeigt
- Kategorie-Badge: Farblich markierte Kategorie-Zuordnung
- Upload-Info: Wer und wann das Foto hochgeladen wurde
Foto-Detailansicht
Klicken Sie auf ein beliebiges Foto, um es in der vergrößerten Modal-Ansicht zu betrachten:
- Vergrößerte Darstellung: Foto in voller Auflösung
- Metadaten:
- Beschreibung (falls vorhanden)
- Kategorie
- Upload-Datum und -Zeit
- Name des hochladenden Benutzers
- Navigation: Schließen über "×"-Button oder Klick außerhalb des Modals
📤 Fotos hochladen (nur für fotoadmin)
Upload-Prozess
- Klicken Sie auf den Button "Neues Foto hochladen"
- Das Upload-Modal öffnet sich mit folgenden Feldern:
#### Erforderliche Felder:
- Datei auswählen: Wählen Sie eine Bilddatei aus (JPEG, PNG, GIF)
- Kategorie: Wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus dem Dropdown
#### Optionale Felder:
- Titel: Aussagekräftiger Titel für das Foto (wird automatisch aus Dateiname generiert, falls leer)
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung oder Kontext zum Foto
- Klicken Sie auf "Foto hochladen"
Datei-Anforderungen
- Unterstützte Formate: JPEG (.jpg, .jpeg), PNG (.png), GIF (.gif)
- Maximale Dateigröße: 5 MB
- Automatische Validierung: Das System überprüft Dateityp und -größe
✏️ Fotos bearbeiten (nur für fotoadmin)
Foto-Metadaten bearbeiten
- Öffnen Sie ein Foto in der Detailansicht
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" (nur für fotoadmin sichtbar)
- Das Bearbeitungs-Modal öffnet sich mit folgenden editierbaren Feldern:
- Beschreibung: Beschreibung hinzufügen oder ändern
- Kategorie: Kategorie-Zuordnung ändern
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Foto löschen
- Öffnen Sie ein Foto in der Detailansicht
- Klicken Sie auf "Löschen" (nur für fotoadmin sichtbar)
- Bestätigen Sie die Löschung in der Sicherheitsabfrage
- Das Foto wird dauerhaft aus dem System entfernt
⚠️ Hinweis: Gelöschte Fotos können nicht wiederhergestellt werden!
🗂️ Kategorie-Verwaltung (nur für fotoadmin)
Kategorien verwalten
- Klicken Sie auf "Kategorien verwalten" in der Foto-Übersicht
- Die Kategorie-Verwaltung zeigt alle verfügbaren Kategorien:
- Beschreibung
- Sortierreihenfolge
- Status (aktiv/inaktiv)
- Anzahl zugeordneter Fotos
Neue Kategorie erstellen
- Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Kategorie
- Sortierreihenfolge: Numerischer Wert für die Anzeige-Reihenfolge
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Klicken Sie auf "Kategorie erstellen"
Kategorie bearbeiten
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" bei der gewünschten Kategorie
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf "Änderungen speichern"
Kategorie löschen
- Klicken Sie auf "Löschen" bei der gewünschten Kategorie
- Wichtig: Kategorien mit zugeordneten Fotos können nicht gelöscht werden
- Bestätigen Sie die Löschung
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Inventar
Diese Anleitung erklärt die Funktionen der Inventarverwaltung im SFA Vereinsmanagementsystem.
📋 Inhalt
- Überblick
- Berechtigung & Zugriff
- Navigation & Grundfunktionen
- Inventar anzeigen & filtern
- Inventargegenstände Details
- Inventar erstellen (nur für inventaradmin)
- Inventar bearbeiten (nur für inventaradmin)
- Inventar löschen (nur für inventaradmin)
- Erweiterte Funktionen
- Tipps & Best Practices
- Fehlerbehebung
Überblick
Der Bereich "Inventar" ist das zentrale Werkzeug zur Verwaltung aller Vereinsgegenstände, Instrumente, technischen Geräte und Ausstattung des Musikvereins Spielfreunde Angelsdorf e.V.
Berechtigung & Zugriff
Berechtigungsebenen
- inventar: Berechtigung zum Anzeigen von Inventargegenständen
- inventaradmin: Vollzugriff - Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Inventargegenständen
Was Sie sehen können
Je nach Ihrer Berechtigung haben Sie Zugriff auf verschiedene Funktionen:
- Alle Benutzer mit "inventar"-Berechtigung können Inventar ansehen und Details aufrufen
- Benutzer mit "inventaradmin"-Berechtigung können zusätzlich Inventar erstellen, bearbeiten und löschen
Zugriff auf die Inventarverwaltung
- Melden Sie sich am System an
- Klicken Sie auf "Inventar" in der Navigation oder
- Klicken Sie auf die Karte "Inventar" auf der Startseite
- Die URL lautet:
?section=inventar
Navigation & Grundfunktionen
Startansicht
Beim Aufrufen des Inventar-Bereichs sehen Sie:
- Aktionsbuttons am oberen Rand (je nach Berechtigung):
- "Liste exportieren"
- "Inventur durchführen" (nur für inventaradmin)
- Filter-Bereich (eingeklappt, klickbar zum Ausklappen)
- Inventarliste mit Übersicht aller Gegenstände
Filter verwenden
#### Filter-Bereich öffnen
- Klicken Sie auf "Filter" unterhalb der Aktionsbuttons
- Der Filterbereich öffnet sich mit Dropdown-Menüs
- Filter werden automatisch angewendet
#### Verfügbare Filter
- Kategorie-Filter: Dropdown mit allen Kategorien (Instrumente, Technik, Möbel, etc.)
- Standort-Filter: Dropdown mit allen Standorten (Hauptlager, Probenraum, Außenlager, etc.)
- Kombinierbar: Beide Filter können gleichzeitig verwendet werden
#### Filter zurücksetzen
- "Filter zurücksetzen" Button erscheint nur wenn Filter aktiv sind
- Entfernt alle aktiven Filter und zeigt wieder alle Gegenstände
Inventar anzeigen & filtern
Inventarliste
Die Hauptansicht zeigt eine Tabelle mit allen Inventargegenständen:
#### Spalten der Tabelle
- Artikel-Nr.: Eindeutige Nummer (z.B. INV-001)
- Bezeichnung: Name des Gegenstands (anklickbar für Details)
- Kategorie: Kategorie oder benutzerdefinierte Eingabe
- Anzahl: Stückzahl des Gegenstands
- Zustand: Farbcodierter Status (gut/mittel/schlecht/defekt)
- Standort: Wo sich der Gegenstand befindet
#### Sortierung
- Klicken Sie auf Spaltenüberschriften zum Sortieren
- Pfeile zeigen Sortierrichtung: ↑ aufsteigend, ↓ absteigend
- Standard: Sortierung nach Artikel-Nr. aufsteigend
#### Zustand-Kennzeichnung
- Grüner Badge: Gut (funktionstüchtig)
- Gelber Badge: Mittel (eingeschränkt nutzbar)
- Oranger Badge: Schlecht (reparaturbedürftig)
- Roter Badge: Defekt (nicht nutzbar)
Gegenstände suchen
- Verwenden Sie die Filter-Funktion für gezielte Suche
- Sortieren Sie nach Bezeichnung für alphabetische Reihenfolge
- Die Gesamtanzahl wird über der Tabelle angezeigt
Inventargegenstände Details
Detailansicht öffnen
- Klicken Sie auf die Bezeichnung eines Gegenstands in der Liste
- Das Inventar-Details-Modal öffnet sich
- Alle verfügbaren Informationen werden angezeigt
Angezeigten Informationen
- Grunddaten: Artikel-Nr., Bezeichnung, Kategorie, Standort
- Zustand und Anzahl: Aktueller Zustand und Stückzahl
- Kaufinformationen: Kaufdatum, Kaufpreis, Hersteller (falls vorhanden)
- Technische Daten: Seriennummer (falls vorhanden)
- Notizen: Zusätzliche Bemerkungen
- Metadaten: Wer den Gegenstand angelegt hat und wann
Verfügbare Aktionen (je nach Berechtigung)
#### Für alle Benutzer:
- "Schließen": Modal schließen
- Daten betrachten: Nur Lesezugriff
#### Für Administratoren ("inventaradmin"):
- "Bearbeiten" Button: Gegenstand bearbeiten
- "Kopieren" Button: Ähnlichen Gegenstand mit kopierten Daten erstellen
- "Löschen" Button: Gegenstand entfernen
Inventar erstellen (nur für inventaradmin)
Neuen Gegenstand anlegen
- Klicken Sie auf "Neuer Gegenstand"
- Das Erstellungsformular öffnet sich
- Füllen Sie die Felder aus
- Klicken Sie "Gegenstand anlegen"
Pflichtfelder
- Bezeichnung: Eindeutiger Name für den Gegenstand
Automatische Funktionen
- Artikel-Nr.: Wird automatisch generiert (INV-XXX), kann aber manuell überschrieben werden
- Anzahl: Standardwert ist 1
Formularfelder
#### Grunddaten
- Artikel-Nr.: Leer lassen für automatische Vergabe oder eigene eingeben
- Bezeichnung: Beschreibender Name (Pflichtfeld)
- Kategorie: Dropdown oder "Eigene Eingabe" wählen
- Standort: Dropdown, "Bei Mitglied" oder "Eigene Eingabe"
- Anzahl: Stückzahl (Standard: 1)
- Zustand: gut/mittel/schlecht/defekt (Pflichtfeld)
#### Kaufinformationen (optional)
- Kaufdatum: Wann wurde der Gegenstand gekauft
- Kaufpreis: Anschaffungskosten in Euro
- Hersteller: Herstellername
#### Zusätzliche Daten (optional)
- Seriennummer: Für technische Geräte
- Notizen: Weitere wichtige Informationen
Benutzerdefinierte Kategorien/Standorte
- Wählen Sie "Eigene Eingabe" aus dem Dropdown
- Ein zusätzliches Textfeld erscheint
- Geben Sie Ihre benutzerdefinierte Kategorie/Standort ein
Mitglied als Standort
- Wählen Sie "Bei Mitglied" als Standort
- Ein Dropdown mit allen Mitgliedern erscheint
- Wählen Sie das entsprechende Mitglied aus
Inventar bearbeiten (nur für inventaradmin)
Gegenstand bearbeiten
- Öffnen Sie die Detailansicht eines Gegenstands
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Das Bearbeitungsformular öffnet sich
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Klicken Sie "Änderungen speichern"
Bearbeitbare Felder
- Alle Felder aus dem Erstellungsformular können geändert werden
- Artikel-Nr. kann nachträglich angepasst werden
- Zustand kann aktualisiert werden (z.B. von "gut" zu "schlecht")
Gegenstand kopieren
- Öffnen Sie die Detailansicht
- Klicken Sie auf "Kopieren"
- Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit kopierten Daten
- Ändern Sie die relevanten Felder (besonders Artikel-Nr. und Seriennummer)
- Klicken Sie "Gegenstand anlegen" (wird als neuer Gegenstand erstellt)
Tipp: Die Kopierfunktion ist nützlich für ähnliche Gegenstände oder bei Sammelbestellungen.
Inventar löschen (nur für inventaradmin)
Gegenstand löschen
- Öffnen Sie die Detailansicht
- Klicken Sie auf "Löschen"
- Bestätigen Sie den Löschvorgang
Wichtig:
- Gegenstände werden "soft" gelöscht (als inaktiv markiert)
- Sie verschwinden aus der normalen Ansicht
- Daten bleiben für Archivzwecke erhalten
- Der Löschvorgang muss bestätigt werden
Erweiterte Funktionen
Artikel-Nummerierung
- Automatische Vergabe: System generiert INV-001, INV-002, etc.
- Manuelle Eingabe: Eigene Nummern sind möglich
- Eindeutigkeit: System prüft auf Duplikate
Zustandsverfolgung
- Farbcodierung: Sofortige visuelle Zustandserkennung
- Wartungsplanung: Basierend auf Zustandsinformationen
- Reparaturhistorie: Notizen-Feld für Wartungseinträge
Kategorien-System
- Vordefinierte Kategorien: Instrumente, Technik, Möbel
- Benutzerdefinierte Eingaben: Flexibilität für spezielle Gegenstände
- Filterung: Schnelle Suche nach Kategorien
Standort-Verwaltung
- Verschiedene Lagerorte: Hauptlager, Probenraum, Außenlager
- Mitglieder als Standort: Für ausgeliehene Gegenstände
- Flexible Eingaben: Benutzerdefinierte Standorte möglich
Export-Funktionen
- Liste exportieren: Für externe Bearbeitung oder Archivierung
- Filter berücksichtigt: Nur gefilterte Daten werden exportiert
- Verschiedene Formate: Je nach Systemkonfiguration
Tipps & Best Practices
Inventar-Organisation
- Aussagekräftige Bezeichnungen: "Konzertflügel Yamaha C3" statt nur "Klavier"
- Konsistente Kategorien: Verwenden Sie etablierte Kategorien
- Regelmäßige Updates: Zustand bei Inventuren aktualisieren
Standort-Management
- Präzise Angaben: "Probenraum, Schrank 2, Fach A" ist besser als nur "Probenraum"
- Ausleih-Verfolgung: Bei Mitgliedern als Standort Notizen mit Leihbeginn
- Regelmäßige Kontrollen: Standorte periodisch überprüfen
Daten-Qualität
- Vollständige Erfassung: Alle verfügbaren Daten eingeben
- Seriennummern notieren: Wichtig für Versicherung und Diebstahlschutz
- Kaufbelege archivieren: Kaufdatum und -preis für Versicherung
Wartung und Pflege
- Zustandsänderungen dokumentieren: Notizen bei Reparaturen
- Defekte sofort markieren: Sicherheit geht vor
- Wartungszyklen planen: Basierend auf Kaufdatum und Zustand
Fehlerbehebung
Häufige Probleme
Kein Zugriff auf Inventar
- Prüfen Sie Ihre Berechtigung ("inventar" erforderlich)
- Bei fehlender Berechtigung: Administrator kontaktieren
Kann keine Gegenstände erstellen/bearbeiten
- Sie benötigen "inventaradmin"-Berechtigung
- Nur Ansicht ist mit "inventar"-Berechtigung möglich
Artikel-Nr. wird nicht akzeptiert
- Prüfen Sie auf Duplikate (jede Artikel-Nr. muss eindeutig sein)
- Lassen Sie das Feld leer für automatische Vergabe
Filter funktionieren nicht
- Aktualisieren Sie die Seite
- Prüfen Sie, ob Filter wirklich angewendet wurden
- Nutzen Sie "Filter zurücksetzen" bei Problemen
Formular lässt sich nicht absenden
- Prüfen Sie Pflichtfelder (Bezeichnung, Zustand)
- Bei benutzerdefinierten Eingaben: Felder dürfen nicht leer sein
- CSRF-Token-Fehler: Seite neu laden
Details-Modal öffnet sich nicht
- JavaScript-Fehler: Browser-Konsole prüfen
- Seite neu laden
- Bei dauerhaften Problemen: Administrator informieren
Datenvalidierung
- Kaufpreis: Nur Zahlen und Komma/Punkt erlaubt
- Kaufdatum: Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT
- Anzahl: Nur positive Ganzzahlen
Browser-Kompatibilität
- Moderne Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari
- JavaScript erforderlich: Für Modal-Funktionen
- Cookies aktiviert: Für Session-Management
Support erhalten
- Administrator kontaktieren: Bei Berechtigungsproblemen
- Systemsupport: Bei technischen Problemen
- Handbuch: Diese Anleitung für weitere Informationen
Inventur-Durchführung
Vorbereitung
- Filter zurücksetzen: Alle Gegenstände anzeigen
- Nach Standort sortieren: Systematische Begehung
- Liste exportieren: Für Offline-Inventur
Durchführung
- Gegenstand finden: Physisch lokalisieren
- Zustand prüfen: Funktionsfähigkeit testen
- Standort bestätigen: Oder Änderung dokumentieren
- Anzahl zählen: Bei Verbrauchsmaterialien
- Änderungen eingeben: Sofort oder gesammelt
Nachbereitung
- Fehlende Gegenstände: Als "defekt" markieren oder löschen
- Neue Gegenstände: In System aufnehmen
- Bericht erstellen: Zusammenfassung für Vereinsleitung
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Mitgliederverwaltung
Diese Anleitung erklärt die Funktionen der Mitgliederverwaltung im SFA Vereinsmanagementsystem.
📋 Inhalt
- Zugriff auf die Mitgliederverwaltung
- Berechtigungen verstehen
- Mitgliederliste anzeigen
- Mitglieder suchen und filtern
- Mitgliederdetails anzeigen
- Stammdaten verwalten
- Administrative Funktionen
- Mitglieder erstellen (Admin)
- Mitglieder bearbeiten (Admin)
- Datenschutz und Sichtbarkeit
🚪 Zugriff auf die Mitgliederverwaltung
So gelangen Sie zur Mitgliederverwaltung:
- Melden Sie sich am System an
- Klicken Sie auf "Mitglieder" in der Navigation oder
- Klicken Sie auf die Karte "Mitglieder" auf der Startseite
- Die URL lautet:
?section=mitglieder
Voraussetzungen:
- Anmeldung erforderlich: Sie müssen eingeloggt sein
- Berechtigung: Sie benötigen die Berechtigung "mitglieder"
- Ohne Berechtigung: "Zugriff verweigert" wird angezeigt
👥 Berechtigungen verstehen
Das System verwendet zwei Berechtigungsebenen für die Mitgliederverwaltung:
👀 "mitglieder" Berechtigung (Lesezugriff):
- Mitgliederliste anzeigen: Alle aktiven Mitglieder sehen
- Mitgliederdetails öffnen: Namen anklicken für Details
- Eigene Daten bearbeiten: Nur eigene Stammdaten
- Filter verwenden: Liste nach Kriterien filtern
- Sortieren: Spalten sortieren
⚙️ "mitgliederadmin" Berechtigung (Vollzugriff):
- Alle Rechte von "mitglieder" plus:
- Neue Mitglieder erstellen: "Neues Mitglied" Button
- Mitglieder bearbeiten: Alle Mitgliederdaten ändern
- Rollen zuweisen: Berechtigungen verwalten
- Status ändern: Mitglieder aktivieren/deaktivieren
- Passwörter zurücksetzen: Neue Passwörter vergeben
- Import/Export: Mitgliederdaten verwalten
Rollenbasierte Berechtigungen:
- admin: Hat automatisch alle Berechtigungen
- user1-user5: Konfigurierbare Berechtigungen (siehe Verwaltung)
- Gäste: Kein Zugriff auf Mitgliederverwaltung
📊 Mitgliederliste anzeigen
Aufbau der Mitgliederliste:
#### Spalten der Tabelle:
- ID: Interne Mitgliedsnummer
- Benutzername: Login-Name (anklickbar für Details)
- Name: Vor- und Nachname
- E-Mail: E-Mail-Adresse (falls hinterlegt)
- Rolle: Berechtigung im System (mit Badge)
- Gruppen: Musikalische Gruppen (mehrere möglich)
- Instrument: Zugewiesenes Instrument
- Status: Aktiv/Inaktiv mit farbiger Kennzeichnung
- Letzte Aktualisierung: Datum der letzten Änderung
#### Sortierung:
- Klicken Sie auf Spaltenüberschriften zum Sortieren
- Pfeile zeigen Sortierrichtung: ↑ aufsteigend, ↓ absteigend
- Standard: Sortierung nach ID aufsteigend
#### Status-Kennzeichnung:
- Grüner Badge: Aktives Mitglied (kann sich anmelden)
- Roter Badge: Inaktives Mitglied (Login gesperrt)
- Rolle-Badges: Verschiedene Farben je nach Berechtigung
🔍 Mitglieder suchen und filtern
Filter öffnen:
- Klicken Sie auf "Filter" unterhalb der Aktionsbuttons
- Der Filterbereich öffnet sich mit verschiedenen Optionen
- Alle Filter können kombiniert werden
Verfügbare Filter:
#### 📋 Gruppen-Filter:
- Einzelne Gruppen auswählen: Checkboxen für jede Gruppe
- "Meine Gruppen" Filter: Zeigt nur Mitglieder aus Ihren eigenen Gruppen
- Mehrfachauswahl möglich: Verschiedene Gruppen kombinieren
#### 🎵 Instrument-Filter:
- Dropdown-Auswahl: Alle verfügbaren Instrumente
- "Alle Instrumente": Filter zurücksetzen
- Zeigt nur Mitglieder mit dem gewählten Instrument
#### 👤 Mitgliedstyp-Filter:
- Dropdown-Auswahl: Aktives Mitglied, Ehrenmitglied, etc.
- "Alle Mitgliedstypen": Filter zurücksetzen
- Filtert nach Mitgliedschaftsart
Filter anwenden:
- Wählen Sie gewünschte Filter aus
- Klicken Sie "Filter anwenden"
- Die Liste wird aktualisiert
- Filter bleiben aktiv bis sie geändert werden
Filter zurücksetzen:
- "Filter zurücksetzen" Button entfernt alle Filter
- Oder: Alle Checkboxes deaktivieren und "Filter anwenden"
🔍 Mitgliederdetails anzeigen
Mitgliederdetails öffnen:
- Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Mitgliederliste
- Das Mitgliederdetails-Modal öffnet sich
- Alle verfügbaren Informationen werden angezeigt
Angezeigten Informationen:
- Persönliche Daten: Name, E-Mail, Benutzername
- Systeminformationen: Rolle, Status, ID
- Gruppenzugehörigkeit: Alle zugewiesenen Gruppen
- Instrument: Zugewiesenes Instrument (falls vorhanden)
- Mitgliedstyp: Art der Mitgliedschaft
- Zeitstempel: Erstellt am, Letzte Änderung
Verfügbare Aktionen (je nach Berechtigung):
#### Für alle Benutzer:
- "Schließen": Modal schließen
- Daten betrachten: Nur Lesezugriff
#### Für Administratoren ("mitgliederadmin"):
- "Bearbeiten" Button: Mitgliederdaten ändern
- "Details" Button: Erweiterte Informationen und Stammdaten
- Vollzugriff auf alle Funktionen
#### Für eigene Daten:
- Zugriff auf "Details" für eigene Stammdaten
- Berechtigung zur Selbstverwaltung
📋 Stammdaten verwalten
Stammdaten anzeigen:
- Öffnen Sie die Mitgliederdetails (siehe oben)
- Klicken Sie auf "Details" (nur bei eigenen Daten oder als Admin)
- Ein Menü mit verfügbaren Detailseiten öffnet sich
- Wählen Sie "Stammdaten"
Verfügbare Stammdaten:
- Adresse: Vollständige Anschrift
- Kontaktdaten: Telefon und Handynummer
- Persönliche Daten: Geburtsdatum, Geschlecht
- Familienstand: Ledig, verheiratet, etc.
- Berufliche Daten: Beruf und Tätigkeit
- Geburtsname: Falls abweichend
Stammdaten bearbeiten:
- Klicken Sie "Bearbeiten" im Stammdaten-Modal
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Alle Felder sind optional
- Klicken Sie "Speichern"
Wichtige Hinweise:
- Freiwillige Angaben: Alle Stammdaten sind optional
- Selbstverwaltung: Sie können Ihre eigenen Daten bearbeiten
- Admin-Zugriff: Administratoren können alle Stammdaten bearbeiten
- Datenschutz: Beachten Sie die Sichtbarkeitseinstellungen
⚙️ Administrative Funktionen
Diese Funktionen sind nur für Benutzer mit "mitgliederadmin" Berechtigung verfügbar.
Verfügbare Admin-Aktionen:
#### 🆕 "Neues Mitglied" Button:
- Erstellt neue Mitgliederkonten
- Vollständige Konfiguration möglich
- Öffnet Erstellungsformular
#### 📥 "Mitglieder importieren" Button:
- Für Massen-Import von Mitgliederdaten
- CSV oder andere Formate (je nach Konfiguration)
#### 📤 "Liste exportieren" Button:
- Exportiert aktuelle Mitgliederliste
- Berücksichtigt angewandte Filter
- Verschiedene Formate möglich
Administrative Bereiche:
- Mitglieder bearbeiten: Alle Daten ändern
- Rollen zuweisen: Berechtigungen verwalten
- Status verwalten: Aktivieren/Deaktivieren
- Passwörter zurücksetzen: Neue Passwörter vergeben
🆕 Mitglieder erstellen (Admin)
Neues Mitglied anlegen:
- Klicken Sie "Neues Mitglied" in der Aktionsleiste
- Das Erstellungsformular öffnet sich
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus
- Klicken Sie "Mitglied anlegen"
Pflichtfelder (* erforderlich):
- Benutzername:* Eindeutiger Login-Name
- Passwort:* Mindestens 6 Zeichen
- Passwort bestätigen:* Muss identisch sein
- Rolle:* Berechtigungsebene auswählen
- Login Status:* Aktiv oder Inaktiv
Optionale Felder:
- Vorname: Vorname des Mitglieds
- Nachname: Nachname des Mitglieds
- E-Mail: E-Mail-Adresse (muss gültig sein)
- Gruppen: Mehrere Gruppen auswählbar (Checkboxes)
- Instrument: Dropdown-Auswahl
- Mitgliedstyp: Art der Mitgliedschaft
Validation und Sicherheit:
- Eindeutiger Benutzername: System prüft auf Duplikate
- E-Mail-Format: Automatische Validierung
- Passwort-Stärke: Mindestanforderungen
- CSRF-Schutz: Schutz vor Cross-Site Anfragen
Nach der Erstellung:
- Erfolgsmeldung: Bestätigung der Erstellung
- Automatische Weiterleitung: Zurück zur Mitgliederliste
- Neues Mitglied erscheint: In der aktualisierten Liste
✏️ Mitglieder bearbeiten (Admin)
Mitglied bearbeiten:
- Öffnen Sie die Mitgliederdetails (Benutzername anklicken)
- Klicken Sie "Bearbeiten" (nur mit mitgliederadmin Berechtigung)
- Das Bearbeitungsformular öffnet sich
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Klicken Sie "Änderungen speichern"
Bearbeitbare Felder:
- Benutzername: Login-Name ändern
- E-Mail: E-Mail-Adresse aktualisieren
- Vor- und Nachname: Namen korrigieren
- Rolle: Berechtigung ändern
- Gruppen: Gruppenzugehörigkeit anpassen
- Instrument: Instrument zuweisen/ändern
- Mitgliedstyp: Mitgliedschaftsart ändern
- Status: Aktiv/Inaktiv setzen
Passwort ändern (optional):
- Neues Passwort: Nur ausfüllen wenn ändern gewünscht
- Passwort bestätigen: Wiederholung zur Sicherheit
- Leer lassen: Behält das alte Passwort bei
- Mindestlänge: 6 Zeichen erforderlich
Berechtigungen bei der Bearbeitung:
- Eigene Rolle: Administratoren können ihre eigene Rolle nicht ändern
- Rolleneinschränkung: Nur Rollen zuweisen, die Sie selbst vergeben dürfen
- Status-Änderung: Mitglieder aktivieren/deaktivieren
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Termine
Diese Anleitung erklärt die Funktionen der Terminverwaltung im SFA Vereinsmanagementsystem.
📋 Inhalt
- Überblick
- Berechtigung & Zugriff
- Navigation & Grundfunktionen
- Termine anzeigen & Details
- Termine erstellen (nur für terminadmin)
- Termine bearbeiten (nur für terminadmin)
- Termine löschen (nur für terminadmin)
- Erweiterte Funktionen
- Tipps & Best Practices
- Fehlerbehebung
Überblick
Der Bereich "Termine" ist das zentrale Werkzeug zur Verwaltung aller Vereinstermine, Proben, Auftritte und Veranstaltungen des Musikvereins Spielfreunde Angelsdorf e.V.
Berechtigung & Zugriff
Berechtigungsebenen
- termin: Berechtigung zum Anzeigen von Terminen
- terminadmin: Vollzugriff - Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Terminen
Was Sie sehen können
Je nach Ihrer Berechtigung haben Sie Zugriff auf verschiedene Funktionen:
- Alle Benutzer mit "termin"-Berechtigung können Termine ansehen und Details aufrufen
- Benutzer mit "terminadmin"-Berechtigung können zusätzlich Termine erstellen, bearbeiten und löschen
Navigation & Grundfunktionen
Startansicht
Beim Aufrufen des Termine-Bereichs sehen Sie:
- Aktionsbuttons am oberen Rand (je nach Berechtigung):
- "Kalender exportieren"
- "Erinnerungen senden" (nur für terminadmin)
- Filter-Bereich (eingeklappt, klickbar zum Ausklappen)
- Terminliste mit Übersicht aller relevanten Termine
Filter verwenden
#### Zeitraum-Filter
- Kommende Termine (Standard): Zeigt alle zukünftigen Termine ab heute
- Vergangene Termine: Zeigt alle Termine bis gestern
- Alle Termine: Zeigt alle Termine ohne Zeiteinschränkung
#### Zielgruppen-Filter
- Alle anzeigen: Zeigt alle Termine unabhängig von der Zielgruppe
- Meine Gruppen: Zeigt nur Termine, die für Ihre Gruppen relevant sind (automatisch vorausgewählt wenn Sie Gruppenmitglied sind)
- Einzelne Gruppen: Manuelle Auswahl spezifischer Gruppen
Tipp: Die Filter werden automatisch angewendet - Sie müssen nicht extra auf "Anwenden" klicken.
Termine anzeigen & Details
Terminliste
- Termine werden chronologisch sortiert angezeigt
- Jeder Termin zeigt: Datum, Titel, Zeit, Ort, Beschreibung (falls vorhanden), Zielgruppe und Art
- Klicken Sie auf den Titel eines Termins, um die Detailansicht zu öffnen
Detailansicht
Die Detailansicht zeigt:
- Vollständige Termininformationen: Datum/Zeit, Ort, Art, Zielgruppe
- Beschreibung: Ausführliche Informationen zum Termin
- Metadaten: Wer den Termin erstellt hat und wann
- Ganztägig-Badge: Falls es sich um einen ganztägigen Termin handelt
Termine erstellen (nur für terminadmin)
Neuen Termin anlegen
- Klicken Sie auf "Neuer Termin"
- Füllen Sie das Formular aus:
#### Pflichtfelder
- Titel: Eindeutiger Name für den Termin
- Startdatum: Wann der Termin stattfindet
- Startzeit: Uhrzeit (entfällt bei ganztägigen Terminen)
#### Optionale Felder
- Beschreibung: Ausführliche Informationen
- Terminart: Vordefinierte Arten oder eigene Eingabe
- Enddatum/Endzeit: Für mehrtägige oder zeitlich begrenzte Termine
- Ort: Vordefinierte Orte oder eigene Adresse eingeben
- Ganztägig: Checkbox für ganztägige Termine
Terminarten
Sie können zwischen vordefinierten Terminarten wählen oder eine eigene eingeben:
- Wählen Sie "Eigene Eingabe" aus der Dropdown-Liste
- Es erscheint ein zusätzliches Textfeld für Ihre individuelle Terminart
Orte verwalten
Ähnlich wie bei Terminarten:
- Wählen Sie einen vordefinierten Ort oder "Eigene Eingabe"
- Bei eigener Eingabe können Sie eine vollständige Adresse eingeben
Zielgruppen festlegen
Bestimmen Sie, für wen der Termin relevant ist:
- Alle Mitglieder: Termin ist für alle Vereinsmitglieder sichtbar
- Nach Gruppen: Wählen Sie spezifische Gruppen (z.B. Sopran 1, Percussion)
- Nach Instrumenten: Wählen Sie bestimmte Instrumente
Ganztägige Termine
- Aktivieren Sie die Checkbox "Ganztägig"
- Zeit-Felder werden automatisch ausgeblendet
- Der Termin wird mit dem Badge "Ganztägig" markiert
Termine bearbeiten (nur für terminadmin)
Termin bearbeiten
- Öffnen Sie die Detailansicht eines Termins
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
- Speichern Sie mit "Termin aktualisieren"
Berechtigung: Sie können nur Termine bearbeiten, die Sie selbst erstellt haben, oder wenn Sie Admin-Rechte besitzen.
Was kann bearbeitet werden
- Alle Termindetails können nachträglich geändert werden
- Zielgruppen können angepasst werden
- Termine können von normal zu ganztägig geändert werden (und umgekehrt)
Termine löschen (nur für terminadmin)
Termin löschen
- Öffnen Sie die Detailansicht
- Klicken Sie auf "Löschen"
- Bestätigen Sie den Löschvorgang
Version: 0.1
Benutzeranleitung - Verwaltung
Die Verwaltung ist das zentrale Administrationstool für das SFA-System der Spielfreunde Angelsdorf e.V. Sie ermöglicht die Konfiguration aller Systemeinstellungen, die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und die Pflege aller Vorlagen und Kategorien.
📋 Inhalt
- Überblick
- Berechtigung & Zugriff
- Navigation & Grundfunktionen
- 📊 Übersicht - Dashboard
- 📈 Statistik
- ⚙️ Konfigurationen
- 🔐 Berechtigungen
- 📂 Vorlagen verwalten
- 👥 Mitgliedervorlagen
- 📅 Terminvorlagen
- 📦 Inventarvorlagen
- 📸 Fotovorlagen
- 📄 Dokumentenvorlagen
Überblick
Die Verwaltung bietet umfassende Administrationstools für das gesamte SFA-System:
- System-Dashboard: Übersicht über alle Verwaltungsfunktionen
- Statistik-Zentrale: Kennzahlen zu Mitgliedern, Terminen, Inventar und Medien
- Konfigurationsmanagement: Zentrale Systemeinstellungen und Datenschutzoptionen
- Berechtigungssystem: Interaktive Rollen- und Funktionsverwaltung
- Vorlagen-Verwaltung: Kategorien und Vorlagen für alle Systembereiche
- Datenbank-gestützt: Alle Einstellungen werden in der Datenbank gespeichert
Berechtigung & Zugriff
🔐 Erforderliche Berechtigungen
Die Verwaltung verwendet ein differenziertes Berechtigungssystem:
- admin: Vollzugriff auf alle Verwaltungsfunktionen
- Spezifische Berechtigungen: Je nach Bereich erforderlich:
inventaradmin- Terminvorlagen:
terminadmin- Fotovorlagen:
fotoadmin- Dokumentenvorlagen:
dokumenteadmin
Funktionsübersicht nach Berechtigung
Administrator (admin-Rolle) kann:
- Alle Systemkonfigurationen verwalten
- Benutzerrollen und -berechtigungen zuweisen
- Alle Vorlagen und Kategorien bearbeiten
- Systemstatistiken einsehen
- Datenschutzeinstellungen konfigurieren
Fachbereichs-Administratoren können:
- Nur ihre jeweiligen Vorlagenbereiche verwalten
- Kategorien für ihren Zuständigkeitsbereich pflegen
- Entsprechende Statistiken einsehen
Navigation & Grundfunktionen
🚪 Zugriff auf die Verwaltung
- Melden Sie sich als Administrator am SFA-System an
- Klicken Sie in der Navigation auf "Verwaltung" oder rufen Sie
?section=verwaltungauf - Die Verwaltungsübersicht wird geladen
Sub-Navigation
Die Verwaltung verfügt über eine eigene Unter-Navigation mit folgenden Bereichen:
- Übersicht: Hauptdashboard mit allen Verwaltungsoptionen
- Statistik: System-Kennzahlen und Auswertungen
- Konfiguration: Zentrale Systemeinstellungen
- Berechtigungen: Rollen- und Funktionsverwaltung
- Vorlagen: Dropdown-Menü mit allen Template-Bereichen
📊 Übersicht - Dashboard
Verwaltungs-Dashboard
Das Dashboard bietet eine kartenbasierte Übersicht aller Verwaltungsfunktionen:
#### Verfügbare Verwaltungskarten:
- Systemkonfiguration
- Datenschutz- und Sichtbarkeitsoptionen
- Direkte Navigation zu Konfigurationen
- Benutzerrollen & Berechtigungen
- Rollen erstellen und bearbeiten
- Funktionszuweisungen verwalten
- Kategorien & Vorlagen
- Schnellzugriff auf häufig genutzte Vorlagen
- Übersicht über alle verwaltbaren Kategorien
- System-Statistiken
- Mitglieder-, Termin- und Medienstatistiken
- Performance-Übersicht
Navigation vom Dashboard
- Klicken Sie auf eine Karte, um direkt zum entsprechenden Bereich zu gelangen
- Verwenden Sie die Sub-Navigation für direkten Zugriff
- Breadcrumb-Navigation zeigt Ihren aktuellen Standort
📈 Statistik
Zugriff: Nur für Administrator (admin-Rolle)
Verfügbare Statistiken
#### 👥 Mitglieder-Statistiken
- Gesamtanzahl Mitglieder: Alle registrierten Benutzer
- Aktive Mitglieder: Mitglieder mit aktivem Login-Status
- Inaktive Mitglieder: Deaktivierte Konten
- Neue Mitglieder: Registrierungen der letzten 30 Tage
- Rollen-Verteilung: Aufschlüsselung nach Benutzerrollen
#### 📅 Termin-Statistiken
- Gesamtanzahl Termine: Alle erfassten Events
- Kommende Termine: Zukünftige Veranstaltungen
- Termine diesen Monat: Aktuelle Monatsübersicht
- Terminarten-Verteilung: Aufschlüsselung nach Event-Typen
- Ersteller-Statistik: Wer erstellt die meisten Termine
#### 📦 Inventar-Statistiken
- Gesamtanzahl Gegenstände: Alle erfassten Items
- Gesamtwert: Summe aller Kaufpreise
- Zustandsverteilung:
- Farbcodierte Darstellung
- Kategorien-Verteilung: Items pro Kategorie
- Standort-Übersicht: Verteilung nach Lagerorten
#### 📱 Medien-Statistiken
- Foto-Statistiken:
- Speicherverbrauch (MB/GB)
- Upload-Aktivität der letzten Monate
- Dokument-Statistiken:
- Archiv-Größe
- Kategorie-Verteilung
Daten-Aktualisierung
- Echtzeit-Daten: Alle Statistiken werden live aus der Datenbank abgerufen
- Automatische Berechnung: Keine manuellen Updates erforderlich
- Historische Daten: 30-Tage-Trends wo verfügbar
⚙️ Konfigurationen
Zugriff: Nur für Administrator (admin-Rolle)
Allgemeine Einstellungen
#### Vereins-Grunddaten
- Vereinsname:
- Erscheint in Titel und Header
- Textfeld, maximal 100 Zeichen
- Website-URL:
- Für E-Mail-Links und Referenzen
- Format:
https://ihre-domain.de
#### Session-Management
- Session-Timeout:
- Einstellbereich: 5-480 Minuten
- Standard: 60 Minuten
- Sofortige Anwendung auf neue Logins
#### Footer-Konfiguration
- Footer-Text:
- Optional: Kann in config.php deaktiviert werden
- HTML-Tags nicht erlaubt
- Footer-URL:
- Optional: Leer lassen für nur Text
- Vollständige URLs erforderlich
Datenschutz-Einstellungen
#### Mitgliederdaten-Sichtbarkeit
Kritische Einstellung für Datenschutz und Transparenz
- Member Data Visibility - Drei-Stufen-System:
##### "own" - Maximaler Datenschutz
- Mitglieder sehen nur ihre eigenen Daten
- Mitgliederliste zeigt nur den eigenen Eintrag
- Stammdaten nur für sich selbst zugänglich
- Zweck: DSGVO-konformer Datenschutz
##### "all" - Standard-Modus
- Alle Mitglieder in der Liste sichtbar
- Grunddaten (Name, Rolle, Gruppen) für alle einsehbar
- Stammdaten (Adresse, Telefon) nur selbst/Admin
- Ausgewogen: Vereinsarbeit + Datenschutz
##### "all_with_stammdaten" - Volle Transparenz
- Alle Mitgliederdaten für alle sichtbar
- Stammdaten vollständig zugänglich
- Zweck: Offene Vereinskultur
- Hinweis: Mitgliederzustimmung erforderlich
Datenbank-Informationen (Read-Only)
Systeminformationen zur Übersicht:
- Datenbank-Host: Server-Adresse
- Datenbank-Name: Name der verwendeten Datenbank
- Datenbak-Benutzer: Angemeldeter DB-User
- Verbindungsstatus: Aktuelle Verbindung
Konfiguration bearbeiten
- Einzelne Einstellungen ändern:
- Validierung erfolgt automatisch
- Sofortige Anwendung nach Speichern
- Einstellungen speichern:
- Erfolgs-/Fehlermeldung wird angezeigt
- System lädt neue Einstellungen
- Rückgängig machen:
- Änderungen werden erst beim Speichern übernommen
🔐 Berechtigungen
Zugriff: Nur für Administrator (admin-Rolle)
Interaktive Berechtigungsmatrix
#### Matrix-Übersicht
- Zeilen: Alle verfügbaren Systemrollen
- Spalten: Alle verfügbaren Funktionen/Berechtigungen
- Checkboxen: Zeigen aktuelle Zuweisungen
- Echtzeit-Updates: Änderungen werden sofort gespeichert
#### Verfügbare Rollen (Standard)
- admin: Administrator mit allen Rechten (nicht editierbar)
- user1-user5: Konfigurierbare Benutzerrollen
- Eigene Rollen: Selbst erstellte Rollen
#### Verfügbare Funktionen
- Mitglieder-Management:
mitglieder: Mitgliederliste anzeigen-
mitgliederadmin: Vollzugriff Mitgliederverwaltung
- Inventar-Management:
inventar: Inventar einsehen-
inventaradmin: Vollzugriff Inventarverwaltung
- Termin-Management:
termin: Termine anzeigen-
terminadmin: Vollzugriff Terminverwaltung
- Medien-Management:
foto: Foto-Galerie betrachten-
fotoadmin: Vollzugriff Foto-Verwaltung-
dokumente: Dokumente anzeigen-
dokumenteadmin: Vollzugriff Dokument-Verwaltung
Rollen-Management
#### Neue Rolle erstellen
- Klicken Sie auf "Neue Rolle erstellen"
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Anzeigename: Benutzerfreundlicher Name
- Beschreibung: Zweck und Umfang der Rolle
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Speichern und Berechtigungen zuweisen:
- Sofortige Berechtigungszuweisung möglich
#### Rolle bearbeiten
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" bei der gewünschten Rolle
- Ändern Sie die gewünschten Properties
- Speichern: Änderungen werden übernommen
#### Rolle löschen
- Prüfung der Verwendung: System prüft ob Benutzer zugewiesen sind
- Bestätigung erforderlich: Sicherheitsabfrage
- Permanent: Gelöschte Rollen können nicht wiederhergestellt werden
⚠️ Hinweis: System-Rollen (admin, user1-user5) können nicht gelöscht werden!
Funktions-Management
#### Neue Funktion erstellen
Für erweiterte Systemkonfiguration:
- Funktions-Schlüssel: Eindeutige ID
- Anzeigename: Benutzerfreundlicher Name
- Kategorie: Gruppierung (z.B. "Mitgliederverwaltung")
- Admin-Funktion: Kennzeichnung für Administrator-Funktionen
#### Berechtigungen zuweisen
Über die Matrix:
- Finden Sie die Kreuzung von Rolle und Funktion
- Klicken Sie die Checkbox an/aus
- Automatisches Speichern: Änderung wird sofort übernommen
- Sofortige Wirkung: Benutzer erhalten/verlieren Zugriff
Hinweise:
- Admin-Rolle: Hat automatisch alle Berechtigungen
- System-Rollen: Können nicht aus dem System entfernt werden
- Abhängigkeiten: Manche Funktionen benötigen andere als Voraussetzung
📂 Vorlagen verwalten
Vorlagen-Übersicht
Das Vorlagen-System ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Dropdown-Inhalte und Kategorien:
#### Verfügbare Vorlagen-Bereiche:
- Mitgliedervorlagen: Mitgliedstypen, Instrumente, Gruppen
- Terminvorlagen: Event-Orte und -Arten
- Inventarvorlagen: Kategorien und Lagerorte
- Fotovorlagen: Foto-Kategorien
- Dokumentenvorlagen: Dokument-Kategorien
#### Allgemeine Vorlagen-Funktionen:
- CRUD-Operationen: Erstellen, Lesen, Bearbeiten, Löschen
- Status-Management: Aktiv/Inaktiv setzen
- Verwendungs-Validierung: Prüfung vor Löschung
- Sortierreihenfolge: Anpassbare Reihenfolge (wo anwendbar)
Zugriffs-Navigation
Dropdown-Menü "Vorlagen" in der Sub-Navigation:
- Klicken Sie auf "Vorlagen"
- Wählen Sie den gewünschten Bereich
- Direkte Navigation zur entsprechenden Verwaltung
👥 Mitgliedervorlagen
Zugriff: Nur für Administrator (admin-Rolle)
Verfügbare Template-Bereiche
#### 1. Mitgliedstypen verwalten
Zweck: Kategorisierung der Vereinsmitgliedschaft
Standard-Mitgliedstypen:
- Aktives Mitglied
- Ehrenmitglied
- Fördermitglied
- Passives Mitglied
Verwaltungsfunktionen:
- Neuen Mitgliedstyp erstellen:
- Beschreibung: Detaillierte Erklärung
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Mitgliedstyp bearbeiten:
- Sofortige Anwendung in Mitgliederverwaltung
- Mitgliedstyp löschen:
- Bestätigung erforderlich
#### 2. Instrumente verwalten
Zweck: Verwaltung aller Vereinsinstrumente nach Kategorien
Instrument-Kategorien:
- Blechblasinstrumente: Trompete, Posaune, Tuba, etc.
- Holzblasinstrumente: Klarinette, Saxophon, Querflöte, etc.
- Schlagwerk: Schlagzeug, Percussion, etc.
- Streichinstrumente: Geige, Cello, etc.
- Tasteninstrumente: Klavier, Keyboard, etc.
- Zupfinstrumente: Gitarre, Harfe, etc.
Verwaltungsfunktionen:
- Neues Instrument erstellen:
- Kategorie: Zuordnung zu Instrumentengruppe
- Beschreibung: Zusätzliche Informationen
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Kategorien-basierte Anzeige:
- Einfache Navigation zwischen Kategorien
#### 3. Gruppen verwalten
Zweck: Verwaltung der musikalischen Vereinsgruppen
Standard-Gruppen:
- Sopran 1
- Sopran 2
- Percussion
- Jugendgruppe
- Einzelne Ensembles
Multi-Gruppen-Support:
- Mehrfachzugehörigkeit: Mitglieder können mehreren Gruppen angehören
- Checkbox-Auswahl: In Mitgliederverwaltung für multiple Zuweisungen
- Rückwärtskompatibilität: Legacy group_id wird weiterhin unterstützt
📅 Terminvorlagen
Zugriff: Benutzer mit terminadmin-Berechtigung
Template-Bereiche für Events
#### 1. Terminorte verwalten
Zweck: Vordefinierte Locations für Veranstaltungen
Funktionen:
- Neuen Terminort erstellen:
- Beschreibung: Adresse oder Details
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Terminort bearbeiten/löschen:
- Verwendungsprüfung bei Löschung
Integration: Dropdown in Termin-Erstellung plus "Eigene Eingabe"-Option
#### 2. Terminarten verwalten
Zweck: Kategorisierung von Event-Typen
Standard-Terminarten:
- Probe
- Konzert
- Vereinssitzung
- Auftritt
- Ausflug
- Workshop
Verwendung:
- Dropdown-Auswahl bei Termin-Erstellung
- Custom-Input für individuelle Terminarten
- Filterung in Termin-Übersicht
📦 Inventarvorlagen
Zugriff: Benutzer mit inventaradmin-Berechtigung
Template-Bereiche für Inventar
#### 1. Inventar-Kategorien verwalten
Zweck: Klassifizierung aller Vereinsgegenstände
Standard-Kategorien:
- Instrumente
- Technik (Mikrofone, Verstärker)
- Möbel (Stühle, Notenständer)
- Noten und Bücher
- Uniformen/Kleidung
- Sonstiges
Custom-Support:
- Dropdown-Auswahl oder eigene Eingabe
- Flexible Kategorisierung für spezielle Items
#### 2. Inventar-Standorte verwalten
Zweck: Verwaltung aller Lagerorte
Standard-Standorte:
- Hauptlager
- Probenraum
- Außenlager
- Bei Mitgliedern (mit Zuordnung)
- Mobile Ausrüstung
Features:
- Ortsbeschreibung für genaue Lokalisierung
- Custom-Input für flexible Standorte
- Mitglieder-Zuordnung möglich
📸 Fotovorlagen
Zugriff: Benutzer mit fotoadmin-Berechtigung
Foto-Kategorien verwalten
#### Standard-Foto-Kategorien
- Allgemein: Verschiedene Vereinsfotos
- Konzerte: Aufführungen und Konzerte
- Vereinsfeier: Feste und gesellige Ereignisse
- Training: Proben und Übungsstunden
- Ausflüge: Vereinsreisen und Ausflüge
- Mitglieder: Porträts und Gruppenfotos
- Veranstaltungen: Öffentliche Events
#### Kategorie-Management
- Neue Foto-Kategorie erstellen:
- Beschreibung: Zweck und Inhalt der Kategorie
- Sortierreihenfolge: Numerischer Wert für Anzeige-Reihenfolge
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Sortierreihenfolge verwalten:
- Flexible Anordnung in Dropdown-Menüs
- Sofortige Anwendung in Foto-Upload
- Verwendungsprüfung:
- Warnung vor Löschung nicht genutzter Kategorien
📄 Dokumentenvorlagen
Zugriff: Benutzer mit dokumenteadmin-Berechtigung
Dokument-Kategorien verwalten
#### Standard-Dokument-Kategorien
- Allgemein: Allgemeine Vereinsdokumente
- Satzung: Vereinssatzung und rechtliche Dokumente
- Protokolle: Sitzungsprotokolle und Beschlüsse
- Formulare: Anträge und Formulare für Mitglieder
- Finanzen: Finanzberichte und Haushaltsunterlagen
- Konzerte: Konzertprogramme und Aufführungsunterlagen
- Vereinsintern: Interne Dokumente und Richtlinien
#### Kategorie-Management
- Neue Dokument-Kategorie erstellen:
- Beschreibung: Zweck und typische Inhalte
- Sortierreihenfolge: Anzeige-Priorität
- Status: Aktiv/Inaktiv
- Archiv-Integration:
- Filterung in Dokument-Übersicht
- Organisatorische Struktur für PDF-Archiv
- Lösch-Validierung:
- Sicherheitsabfrage vor endgültiger Löschung
Version: 0.1